Informacje niezbędne w temacie urzšdzeń fiskalnych
Pojęcia fiskalne
| Kasa rejestrująca | Elektroniczna kasa ewidencjonująca i rejestrująca w module fiskalnym sprzedaż każdego towaru lub usługi. |
| Systemowa kasa fiskalna | Kasa elektroniczna posiadająca możliwość pracy w sieci kas opartej o komputer bądź jedną kasę główną |
| PLU | Liczba towarów jakie można zdefiniować w kasie fiskalnej |
| Moduł fiskalny | Zabezpieczony element kasy rejestrującej, zapamiętujący w pamięci fiskalnej dane o obrotach. Zapisanie sprzedaży w module fiskalnym następuje po zatwierdzeniu paragonu (po wciśnięciu klawisz ZATWIERDŹ). Nie ma możliwości wycofania zapisu. Pojemność pamięci fiskalnej określona w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów wynosi minimum 5 lat. |
| Fiskalizacja (ufiskalnienie) | Nieodwracalne uaktywnienie pamięci fiskalnej. Od tego momentu zapisywane są wszystkie dane o operacjach prowadzonych na kasie. Fiskalizacji dokonuje uprawniony pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację wydaną przez producenta kasy. |
| Książka kasy | Książeczka dostarczana wraz z kasą, w której dokonuje się wszelkich adnotacji dotyczących kasy. Książka kasy musi znajdować się w miejscu prowadzenia sprzedaży. |
| Numer ewidencyjny kasy | Numer nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na kasę w sposób trwały oraz odnotowany w książce kasy. |
| Numer unikatowy kasy | Numer nadawany przez producenta, wpisany do pamięci fiskalnej w trakcie ufiskalnienia. |
| Paragon fiskalny | Od zwykłego paragonu różni się specjalnym symbolem fiskalnym po którym następuje numer unikatowy kasy. Nagłówek paragonu zawiera nazwę, adres i NIP użytkownika kasy oraz numer kasy. Na paragonie znajdują się dane o sprzedanym towarze (nazwa, cena, stawka podatku, kwoty netto i brutto), oznaczenie kasjera, data i godzina wystawienia. |
| Paragon kontrolny | Drugi egzemplarz paragonu (najczęściej nawijany na rolkę kontrolną). Stanowi materiał dowodowy w ewentualnych postępowaniach przed Urzędem Skarbowym. |
| Raport fiskalny | Raport drukowany z urządzenia fiskalnego, może obejmować różne okresy czasu - najczęściej spotykane są dobowe i miesięczne raporty fiskalne. Stanowią podstawę do prowadzenia zapisów księgowych. |
| Plomba | Ołowiana, zakładana przez pracownika serwisu (każdy serwisant ma swoją plombownicę do określonego typu kasy). Należy sprawdzać czy po zaplombowaniu numer jest czytelny, bowiem plomba uszkodzona oznacza kłopoty i sankcje w razie kontroli Urzędu Skarbowego |
| Czas rozpoczęcia naprawy | Czas reakcji, ograniczony przez rozporządzenie Ministerstwa Finansów do 48 godzin od momentu zawiadomienia serwisu o awarii do podjęcia interwencji. Nie należy mylić z "terminem naprawy", który regulują przepisy ogólne. |
| Kasa rezerwowa | Zapasowa kasa fiskalna. Bez niej, w przypadku awarii kasy podstawowej, należy zaprzestać sprzedaży. |
Często zadawane pytania - FAQ
| Pytanie: Czy powinienem legitymować serwisanta przychodzącego na przegląd kasy? |
| Odpowiedź: Uprawnienia do serwisowania kasy są wydawane serwisantowi na okres jednego roku. Serwisant powinien legitymować się identyfikatorem (ze zdjęciem), na którym umieszczona jest data ważności. Należy kontrolować aktualność uprawnień nadanych serwisantowi i firmie obsługującej, a w przypadku wygaśnięcia tych uprawnień, w porę zmienić na firmę uprawnioną. |
| Pytanie: Co ile należy dokonywać przeglądu kasy do taksówki? |
| Odpowiedź: Przeglądy techniczne kasy specjalizowanej, a taką jest kasa ELZAB Teta do pracy w taksówkach, należy przeprowadzać w terminach wymaganych, zgodnie z odrębnymi przepisami, dla taksometrów - co 25 miesięcy. |
| Pytanie: Mam uzasadnione powody, by zmienić serwis obsługujący moje kasy. Jak długo trwa taka procedura, co trzeba zgłosić? |
| Odpowiedź: W pierwszym rzędzie należy zgłaszać chęć zmiany producentowi, który zgodnie z przepisami, odpowiada za organizację serwisu. Producent z kolei powiadamia o decyzji podatnika odpowiedni Urząd Skarbowy i serwisy. Na naszej stronie, w dziale FTP, jest rozdział "Formularze", gdzie znajduje się gotowy formularz zgłoszenia zmiany serwisu wraz z odpowiednimi wyjaśnieniami. Zastosowanie się do procedury opisanej w tym formularzu skraca do minimum wszystkie formalności. |
| Pytanie: Serwisant kasy dzwonił dotąd sam dwa razy w roku, by umówić się na przegląd kasy, ostatnio nie dzwoni, a dowiedziałem się, że mogę zostać ukarany jeśli sam go nie wezwę? |
| Odpowiedź: Najnowsze rozporządzenie MF z dnia 4 lipca 2002 r. określa nowe terminy dokonywania obowiązkowych, okresowych przeglądów urządzeń fiskalnych - obecnie muszą być one wykonywane przez właściwy serwis co najmniej co 12 miesięcy (do tej pory co 6 miesięcy). Za dotrzymanie terminu przeglądu odpowiada podatnik - właściciel urządzenia (zgodnie z rozporządzeniem MF z 20.12.2001 jeśli podatnik nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis może zostać zobowiązany do zwrotu ulgi udzielonej z tytułu zakupu kasy rejestrującej). Przepis w sposób jednoznaczny definiuje odpowiedzialność podatnika za zlecanie i pilnowanie terminowości wykonywania przeglądów serwisowych. Zasady odpłatności za fiskalne okresowe przeglądy serwisowe powinny wynikać z dwustronnej umowy pomiędzy serwisem a użytkownikiem kasy. |
| Pytanie: Czy kupując nową kasę mogę za każdym razem starać się o zwrot 50% wartości kasy? |
| Odpowiedź: Zgodnie z nowym brzmieniem art. 29 ust. 2b ustawy o VAT nadanym ustawą z 15 lutego 2002 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (...) podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących tylko dla kas zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania, w wysokości 50 proc. ceny jej zakupu (bez podatku od towarów i usług), nie więcej jednak niż 2500 zł. Oznacza to, że systemem odpisów nie są objęte kasy nabywane dodatkowo na rozszerzenie działalności oraz kasy nabywane celem wymiany starych modeli kas na nowe. Omawiana ustawa weszła w życie 26 marca 2002 r. |
| Pytanie: Co należy uczynić, aby uzyskać odpis, ulgę 50% od ceny zakupu kasy fiskalnej? |
|
Odpowiedź: Aby uzyskać 50% ulgę należy: 1. Zgłosić zamiar rozpoczęcia ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrującej przed jej instalacją. 2. Zgłosić do 7 dni rozpoczęcie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej - do 7 dni po rozpoczęciu tejże rejestracji. 3. Rozpocząć rejestrację za pomocą kasy fiskalnej w terminie. 4. Posiadać dowód wpłaty całej należności za urządzenie fiskalne. Należy pamiętać, że ulga może zostać wycofana, jeżeli w ciągu 3 lat podatnik wyrejestruje urządzenie fiskalne. |
| Pytanie: Zgubiłem książkę serwisową kasy fiskalnej, co w takiej sytuacji należy zrobić? |
| Odpowiedź: Zagubienie lub kradzież książki serwisowej należy niezwłocznie zgłosić do właściwego urzędu skarbowego (na piśmie), po czym wystąpić do serwisu o wydanie duplikatu (załączając kopię zgłoszenia do US). |
| Pytanie: Przez jaki okres czasu należy przechowywać kopie paragonów? |
| Odpowiedź: Dla wszystkich dokumentów księgowych, a w tym dla dokumentów kasowych, okres ten wynosi 5 lat. |
| Pytanie: Czy w przypadku awarii kasy muszę zaprzestać w ogóle sprzedaży? |
| Odpowiedź: Jeżeli rozpoczęta została sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej to nie można prowadzić sprzedaży niefiskalnej - w przypadku awarii kasy sprzedaż można prowadzić przy użyciu kasy rezerwowej, a w przypadku jej braku - zaprzestać sprzedaży. Dobrze jest, jeśli kasa rezerwowa jest tej samej marki co kasa główna ze względu na znajomość obsługi przez personel obsługujący. |
| Pytanie: W moim sklepie miała miejsce kradzież, skradziono również kasę fiskalną, którą następnego dnia odnaleziono, podobno wymagany jest w takim przypadku przegląd kasy? |
| Odpowiedź: Jeżeli kasa została utracona, nawet na krótki okres czasu, to przed ponownym rozpoczęciem pracy musi być oddana do przeglądu serwisowego. |
| Pytanie: Co to jest numer fabryczny i czym się różni od numeru fabrycznego (SN)? |
| Odpowiedź: Określenie "numer fabryczny" użyte w wierszu 12 raportu stanu drukarki fiskalnej nie jest numerem fabrycznym drukarki, a jedynie wewnątrz zakładowym numerem porządkowym modułu fiskalnego. Numer fabryczny (SN) jest zapisany na tabliczce znamionowej i w książce serwisowej. |
| Pytanie: Kiedy powinny być wykonywane raporty dobowe fiskalne ? |
|
Odpowiedź: Wydruki raportów fiskalnych dobowych muszą być wykonane w ściśle określonych odcinkach czasu, zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Mogą być wykonywane z inicjatywy użytkownika (sprzedającego) po zakończeniu pracy w danym dniu (i taki sposób jest najbardziej pożądany i naturalny), bądź są wymuszaneprzez samo urządzenie w sytuacji, gdy od rozpoczęcia sprzedaży upływa pełna doba rozumiana jako określona dataa nie upływ 24 godzin. Moduł fiskalny nie dopuści do sytuacji, w której możliwa byłaby sprzedaż w dobie następującej po dwóch kolejnych dobach kalendarzowych sprzedaży licząc okres sprzedaży od momentu wystawienia pierwszego paragonu fiskalnego po ostatnim raporcie dobowym. Przykład: ostatni raport dobowy został wykonany dn. 11.04 o godz. 17.00. Pierwszy następny paragon został wystawiony dn. 14.04 o godz. 7.00. Sprzedaż będzie możliwa aż do północy z dn. 15.04 na dn. 16.04 - wtedy nastąpi żądanie wykonania wydruku raportu dobowego fiskalnego. Jeżeli sprzedaż rozpocznie się dn. 14.04 nie o 7.00 a o 23.00, to żądanie wykonania raportu nastąpi również o północy z dn. 15.04 na dn. 16.04. Natomiast, gdy sprzedaż rozpocznie się dn. 15.04 o godz. 00.05, to żądanie wykonania wydruku raportu dobowego fiskalnego nastąpi dopiero o północy z dn. 16.04 na dn. 17.04. |
